Trier ses mails avec l'IA : tri, résumé, réponses automatiques par règles

Le résumé du matin

Chaque matin, ARIA lit vos boîtes mail et vous présente l'essentiel : qui attend une réponse, ce qui est urgent, ce qui peut attendre, ce qui n'est que du bruit. Plusieurs boîtes sont réunies au même endroit. Vous savez en deux minutes à quoi ressemble votre journée.

Les réponses proposées

Pour chaque mail qui demande une réponse, ARIA en propose une, dans votre ton, en tenant compte du fil de la conversation. Vous validez, modifiez ou refusez. La réponse part dans le même fil que le mail d'origine, de votre adresse, comme si vous l'aviez écrite.

Les réponses automatiques par règles

Pour les demandes qui reviennent, vous écrivez une règle en langage libre : « pour toute demande de devis, remercier, demander l'adresse du chantier et proposer un créneau de visite », ou « pour toute demande d'horaires, répondre avec les horaires et le lien de prise de rendez-vous ». ARIA classe chaque mail entrant, applique la règle qui correspond quand elle en est sûre, et signe de votre prénom.

Les garde-fous sont fixes et non négociables : jamais de réponse aux newsletters, aux notifications ni aux robots ; une seule réponse par expéditeur et par jour ; aucune réponse dans un fil où vous avez déjà écrit ; un nombre limité d'envois par passage ; une notification à chaque envoi ; et un journal de tout ce qui est parti. Une règle se coupe d'un clic.

Ce qui reste privé

Seule votre boîte est lue, pour vous. Personne d'autre n'y a accès, ni les autres membres, ni notre équipe. La connexion passe par un sous-traitant technique hébergé en Europe, avec votre autorisation explicite. Les mails sont traités à la volée, pas stockés, et ne servent jamais à entraîner un modèle. Vous déconnectez une boîte à tout moment, et l'autorisation est révoquée chez le fournisseur, pas seulement chez nous.

Une matinée type

Sept heures. Le résumé est prêt : trois mails demandent une réponse, deux sont des confirmations de fournisseurs, le reste est de la publicité que vous ne verrez pas. Les trois réponses sont proposées. Vous en validez deux telles quelles, vous corrigez la troisième d'une phrase. Deux demandes de devis reçues dans la nuit ont déjà eu leur accusé de réception grâce à votre règle, avec une proposition de créneau de visite. Vous avez passé cinq minutes sur vos mails, et vous partez.

Le soir, le journal montre ce qui est parti automatiquement, à qui, à quelle heure. Rien n'a été envoyé dans un fil où vous aviez déjà écrit, et personne n'a reçu deux réponses le même jour.

Comment démarrer sans risque

Commencez par le résumé et les réponses proposées, sans aucune règle automatique. Au bout d'une semaine, vous saurez quelles demandes reviennent toujours avec la même réponse. Écrivez une seule règle pour celles-là, la plus simple : remercier et donner l'information de base. Regardez le journal quelques jours. Ajoutez une deuxième règle seulement si la première vous a fait gagner du temps sans surprise.

• Une règle décrit une situation précise, pas « répondre à tout ».
• Une règle donne une information, elle ne négocie pas et ne s'engage pas.
• Une règle se relit dans le journal chaque semaine, le temps de lui faire confiance.

Ce que l'IA ne fait pas

Elle ne répond pas à un client mécontent à votre place, ni à une négociation, ni à quoi que ce soit qui sort de la règle que vous avez écrite. Dans le doute, elle ne fait rien et vous laisse la main. C'est ce qui permet de lui confier le reste.

Questions fréquentes

Quelles boîtes mail sont compatibles ?

Gmail, Outlook et Microsoft 365, et toute boîte IMAP : Yahoo, Orange, OVH, votre hébergeur. La connexion se fait avec votre autorisation, en deux clics, guidée par un tutoriel vidéo.

Puis-je connecter plusieurs boîtes ?

Oui. Les boîtes sont réunies dans le même résumé du matin, et vous choisissez celle depuis laquelle chaque réponse part.

Que se passe-t-il si une règle répond à tort ?

Vous le voyez immédiatement dans la notification et le journal, vous coupez la règle d'un clic et vous reprenez la conversation à la main. Les garde-fous limitent l'ampleur : une réponse par expéditeur et par jour, jamais dans un fil où vous avez écrit.